Kỹ năng lập kế hoạch công việc là kỹ năng cần thiết cho bất kì ai có những mong muốn, dự định, mục tiêu cần được lên kế hoạch để thực hiện. Vậy lập kế hoạch và quản lý công việc như thế nào là hiệu quả?
Kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả
Trong công việc và cuộc sống, dù ở bất kì vị trí nào hay lĩnh vực nào thì bạn cũng có rất nhiều việc để làm. Tuy nhiên, một ngày chỉ có 24 tiếng và một năm chỉ có 365 ngày. Vậy bạn làm sao để làm hết những công việc đó và kiểm soát chúng một cách hiệu quả? Tất cả là nhờ vào phương pháp lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả của mỗi người.
1. Khái niệm kỹ năng lập kế hoạch công việc
Lập kế hoạch triển khai công việc là quá trình xác định mục tiêu và phương pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó. Một bản kế hoạch làm việc hiệu quả chính là sự tương thích giữa đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian phù hợp mà họ sở hữu. Kế hoạch càng rõ ràng, cụ thể bao nhiêu thì khả năng thực hiện mục tiêu càng cao bấy nhiêu.
2. Tại sao cần phải lập kế hoạch công việc
Lập kế hoạch công việc có ý nghĩa gì đối với cá nhân? Mục đích cuối cùng khi chúng ta học kỹ năng lập kế hoạch chính là để mỗi người có thể tự lên một kế hoạch bài bản cho những mục tiêu trong tương lai của bản thân. Và dưới đây nêu ra 7 lý do vì sao bạn cần phải sở hữu kỹ năng lập kế hoạch công việc.
Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.
Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.
>>> Lập kế hoạch và tổ chức công việc bằng SMARTER
3. Quy trình 6 bước lập kế hoạch công việc hiệu quả
3.1. Lập danh sách các công việc cần làm
Đây là bước đầu quyết định sự thành công hay thất bại của một bản kế hoạch. Việc lên danh sách các công việc cần làm giúp bạn có cái nhìn tổng quát về số lượng cũng như trình tự thời gian thực hiện công việc. Vì vậy, hãy suy nghĩ thật kỹ các công việc sẽ làm trong ngày, tuần, tháng, năm.
3.2. Đưa ra các mục tiêu tương ứng
Thiết lập các mục tiêu phù hợp với công việc. Mục tiêu có thể là thời gian, kết quả hoàn thành. Tuy nhiên, bạn cần đưa ra các mục tiêu phù hợp với khả năng của bản thân để đảm bảo chúng được thực hiện một cách dễ dàng và thuận lợi.
3.3. Ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc
Việc sắp xếp các công việc theo trình tự hợp lý cũng là yếu tố quan trọng trong việc lập kế hoạch công việc. Điều này sẽ giúp bạn loại bỏ những công việc không phù hợp và tiết kiệm thời gian.
3.4. Tập trung thực hiện kế hoạch
Sự tập trung sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Tuy nhiên, tập trung không có nghĩa là bạn chỉ chú tâm đến công việc bạn lên kế hoạch mà bỏ các công việc khác. Nhưng bạn phải biết kết hợp giữa làm việc và giải trí để đảm bảo không xảy ra căng thẳng, stress.
3.5. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Trong thực tế, không phải bao giờ các công việc cũng được thực hiện như kế hoạch đã lập ra. Đôi khi, vì một số yếu tố khách quan dẫn đến những yếu tố phát sinh mà bạn không lường trước được. Vì vậy, khi lên kế hoạch, bạn hãy cố gắng dự trù và liệt kê một số khó khăn gặp phải và đưa ra các phương án giải quyết cụ thể.
3.6. Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch
Kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch giúp bạn biết được bản thân đã làm được đến đâu và có hoàn thành mục tiêu đúng thời gian hay không. Do đó, trong quá trình thực hiện các công việc, bạn cần liên tục theo dõi, kiểm tra và đối chiếu với mục tiêu ban đầu và kết quả hoàn thành.
4. Khóa đào tạo kỹ năng lập kế hoạch công việc
Lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả đóng vai trò rất quan trọng đối với mỗi người. Con đường thành công sẽ tiến gần hơn với những ai đã và đang sở hữu kỹ năng này.
Bạn chưa biết cách lập kế hoạch và quản lý công việc không có nghĩa là bạn sẽ không thành công. Điều quan trọng là bạn có chịu học hỏi và rèn luyện hay không? Khóa học “Kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả” tại UMM sẽ cung cấp cho bạn những phương pháp, kỹ năng cần thiết để lập kế hoạch thực hiện công việc một cách hiệu quả.
