Giống như tên gọi của nó, Phân tích nhu cầu đào tạo (Training Needs Analysis- viết tắt: TNA) là xuất phát điểm quan trọng để xác định khoảng cách ( hay sự thiếu hụt) hiện có nhằm đánh giá nhu cầu bồi dưỡng, tiếp nhận các kỹ năng mới cho nhân sự. Quá trình này sẽ chỉ ra các giải pháp khác nhau bao gồm cả việc đào tạo và các hoạt động trợ giúp, hỗ trợ cần thiết để đáp ứng những yêu cầu bắt buộc.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng xem xét các lý do chính và cách thức để tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo (TNA).
Những lý do chính nào dẫn đến việc tiến hành Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA)?
Dưới đây là một số lý do chính dẫn tới quyết định việc tiến hành TNA:
- Để đảm bảo rằng yêu cầu của khách hàng đã được đáp ứng
- Để có thể đặt ra các mục tiêu phù hợp và đạt được chúng
- Để tạo một chuẩn mực để thiết lập so sánh, đối chiếu
- Để cho phép mọi người có thể đánh giá và liên tục nâng cấp hiệu suất riêng
- Để làm nổi bật các vấn đề chất lượng và xác định các lĩnh vực trọng tâm
Các bước của quy trình Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) là gì?
Quá trình Phân tích nhu cầu đào tạo gồm bốn giai đoạn. Việc chia quá trình này thành các giai đoạn sẽ đảm bảo rằng các giải pháp đưa ra sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu mong muốn. Nó cũng sẽ giúp bạn xác nhận nhu cầu đào tạo và phân tích được hầu hết các lý do liên quan đến những vấn đề về hiệu suất.
Giai đoạn 1:Phân tích khoảng cách hiệu suất:
Phân tích khoảng cách hiệu suất là xác định khoảng cách hiệu suất bằng cách so sánh kết quả hoạt động hiện tại và hiệu suất kỳ vọng của nhân viên. Sự khác biệt giữa hiệu suất kỳ vọng của doanh nghiệp và hiệu suất kinh doanh thực tế được gọi là khoảng cách hiệu suất.
Giai đoạn 2: Phân tích nguyên nhân gốc rễ:
Phân tích nguyên nhân gốc rễ là bước tiếp theo để xác định các nguyên nhân của khoảng cách hiệu suất. Nó giúp bạn tìm ra các nguyên nhân có khả năng dẫn tới những vấn đề hiệu suất (ví dụ: thiếu kỹ năng, năng lực và động lực). Khi nguyên nhân gốc rễ được xác định, việc phác thảo giải pháp thích hợp để thu hẹp khoảng cách trở nên dễ dàng hơn.
Phân tích nguyên nhân gốc rễ có thể nhận định trên 5 vấn đề phổ biến sau:
- Kỹ năng / kiến thức
- Năng lực / Môi trường / Tài nguyên
- Khích lệ và hệ quả
- Động lực và kỳ vọng
- Thông tin và Phản hồi
Giai đoạn 3: Phân tích nhu cầu:
Phân tích nhu cầu là xác định các loại nhu cầu cần thiết để giải quyết các nguyên nhân gốc rễ (đã xác định trước đó). Các phân tích chi tiết này có thể giúp bạn thiết kế và thực hiện hành động can thiệp thích hợp cho từng vấn đề hiệu suất.
Bước phân tích này bao gồm:
- Phân tích đối tượng
- Phân tích công việc
- Phân tích nhiệm vụ
- Phân tích môi trường
- Phân tích lợi ích và chi phí
Giai đoạn 4: Khuyến nghị:
Khuyến nghị bao gồm việc đưa ra các đề xuất, giải pháp. TNA giúp chúng ta xác định xem đào tạo có phải giải pháp phù hợp hay không. Đôi khi, đào tạo cần được hỗ trợ bởi các giải pháp khác. Các hướng đề xuất phổ biến:
Lựa chọn 1 – Đào tạo là giải pháp tốt nhất:
Đào tạo có thể là giải pháp tốt nhất khi hiệu suất là vấn đề chưa được giải quyết. Đào tạo có thể cần thiết khi các vấn đề sau đang ảnh hưởng đến hiệu suất:
- Thiếu kiến thức hoặc thiếu kỹ năng
- Thiếu các kỹ năng cơ bản, như kỹ năng đọc, viết, công nghệ và toán học
- Luật pháp và trật tự hoặc chính sách đòi hỏi những kiến thức hoặc kỹ năng mới
- Thiếu kiến thức về công nghệ mới
- Yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ mới
- Tiêu chuẩn hiệu suất cao hơn nhưng chưa được huấn luyện đầy đủ
- Nhân viên mới thiếu động lực
Lựa chọn 2 – Đào tạo không phải là giải pháp tốt nhất:
Đào tạo không phải là giải pháp tốt nhất khi vấn đề về hiệu suất là kết quả xuất phát từ:
- Việc tuyển dụng, lựa chọn hoặc bồi thường
- Các quy tắc và quy định
- Huấn luyện và phản hồi không đầy đủ
- Thiếu công cụ, thiết bị hoặc tài nguyên
- Các vấn đề về bố trí vật lý: cơ sở vật chất, môi trường
- Thiếu động lực cho công việc mới
